本文从四个方面具体介绍了建立属于自己的工作流的方法与心得体会，推荐每一位希望提高工作效率的小伙伴阅读观看。

假设要建立一套工作流，把重复又麻烦的事，拆分成几个简单步骤，以此节省反复折腾的时间，你会选择什么？

我有个朋友，第一反应是做很多框架出来。什么？要那么多框架干嘛？市面各种AI工具都提供啦，我问道。

他解释说：

你不知道我们领导，发散性思维强、还多变；经常突然要一个项目结案报告，一个PPT框架，一份会议提要，我每天汇报他不看，临时性小动作倒不少，不得不提前准备。

另外，市面AI工具确实很多，也能提供帮助，没有一套使用流程的话，还得花时间去搜索、筛选，也不方便。确实，工作流很重要，可以应对突然情况。

我认真调研一圈发现：很多人完全靠记忆工作，没有建立工作流习惯，他们完成任务后，懒得复盘，导致下次面对类似任务时，还会遇到同样问题。

为防止精力不被无形的黑洞吞噬，我总结了一些心得。

01

先思考一个问题：为什么灵活调整工作流至关重要？

只为节省时间？这么想，就太简单了。想一下程序员、自由职业者、设计师、还有做新媒体的朋友们，工作充满创造性，在一个不断变化的环境里，太要保持工作的效率和创新力了。

在《随机漫步的傻瓜》这本书里，索罗斯提到，他设计工作流，是为了打破常规，每天都是一张白纸，这种思维方式对于面对不断变化的股市，至关重要。

因为我做自媒体，工作内容既复杂又繁杂，不仅要内容，还要见人，同时，还会给一些长期合作的客户提供支持，这导致我时不时要记录信息。

所以，我的工作流程是来对抗容易分心的问题。

静气、定力、专注、这些词听上去好像在说一个人的品质，怎么变成工作流程的一部分呢？不要急，你听听我为什么这么说？

一，和注意力有关。你知道吗？新闻、生活琐事这些碎片化信息，总在考验我的专注力，想靠个人意志力去对抗大数据和算法推荐，挺难的。

二，工作本身。我的一天里，记录信息、见人、使用软件，三件事大约各占30%的时间，见人还算简单，但信息记录很容易迷失方向。

比如说：

我在坐地铁时、等人时会看一些东西，遇到不错的内容，虽然可以转到收藏夹，但结束一转眼还是会忘记刚才看了什么，这对内化吸收造成很大影响。

电脑前也一样，搜索一个东西，转眼之间在不停切换窗口之间迷失了，有时候，突然发现自己要找什么文件，这种因为频繁切换任务导致的分心，并不是简单关闭电脑那么容易处理。

三，大脑过载问题。比较简单，就像电脑内存不够用一样，大脑经常处于紧绷状态，感觉像后台一直在集中注意力，晚上睡觉还能梦到工作，这让人感到焦虑。

因此，信息泛滥时代，很容易被周围的事物分心。努力集中注意力，学习如何保持冷静、增强定力，是技巧，更是一种潜意识改变心流的方法，帮我适应不断变化的环境和工作需求。

02

提高工作效率，我一直使用任务清单（to-do list）。

一开始方法很简单：

列出每天要做的事情，做完一个就打一个勾，但时间久了，我发现，方法有点简陋，因为要同时推进好几个项目，还要扮演好几个角色。我不是一个人，而是一个身体里住着好几个灵魂。

比如说：

我给客户或公众号写文章时，任务工具里给自己的标签是“量产小王”。这样做，可以提醒我把个人情绪放到一边，缩小ego，专心把工作做好。

当客户和我讨论市场营销或品牌传播时，需要各种信息，有一个文件夹名字叫，“策略小王”，提醒我，应该平和对待别人提出的各种问题。

还有个文件夹，专门存放主持资料，当品牌、传媒公司邀请我主持大会时，需要什么，直接去里面找，此外，我还要管理知识星球，还在写书、做课程……

你看，随着工作领域的拓展，角色在增加，如果把所有任务混合在一起，会很乱，也很难跟踪各个任务进展。因此，后来我开始按项目、身份细分任务清单，如果每天解决3-5个，那一天会感到非常充实。

这样，逻辑是否清晰呢？

对了，你还可以按照项目划分工作板块，如果情况和我相似，也有诸多事情处理，不妨试试按项目、身份构建你的任务清单。

采用这种方式后，发现另一个好处：它帮助我更清楚当前短期目标、一年中重要的事，以及长期的发展规划。

不过，问题来了：工作列完后，真的会按照流程做吗？

事实上，通常不会。

一个最显像画面感是，我们会陷入启动困难的窘境中。

想象一个场景，你感到十分焦虑，因为有个任务截止日期已经快到了，但你却感觉椅子像是黏在身上一样，怎么也站不起来。

过20分钟，终于站起来了，决定立刻做那件拖延很久的任务，你觉得再不做，对不起设定的工作流，于是乎，在此开始前，可能会冒出一些奇怪的想法。

比如：

我得先把书桌整理下、泡一杯咖啡、调整下心态，甚至找个安静的地方…..

完整一个任务，真需要很多准备工作吗？当然，有些准备有必要，类似于收集资料的行为，而其他一些准备看起来也有道理。

问题是：没完没了准备工作，耗费太多精力，结果真正开始工作的时间被不断推迟。很多时候，我们准备的时间比实际行动花的还要多。

还有一个事实，准备工作和要做的任务之间，关系不大，虽然它看起来让人有满足感，其实，它没有帮助你在待办事项里多打一个勾。

从提升任务效率角度看，不得不承认，大多“准备工作”是你意识不到的行为，它不过是启动困难的表现。

03‍

除此外，即便有了任务清单（to-do list）在，也不会按照优先级去办事。我也想过为什么，后来学习四象限法则后，找到了答案：行动还没有形成习惯。

我经常因为时间压力，把重要但不紧急的任务一拖再拖，有时候，我倾向于做简单轻松的事，虽然它可以减少代办事项的数量，但并不是实现主要目标最佳办法。

举个例子：

到公司，群里消息已经到99+，下一场会议半个小时开始，我只能抓紧时间处理几个紧急任务。

当打开代办列表，从头到尾看一遍，心理对它们的评论是：这件事很紧急，会影响后面工作进度，或者，上次因为这件事出了问题，看来挺重要。

看到最后一项，我已经知道做那个最重要且紧急的任务了，但是，眼睛一瞥，看到列表中间，有个日常任务看起来很简单，不会花太多时间，我大概率会决定先做那个。

为什么呢？

趋易避难是人之天性。这样选择在一天会不断推演，到下午5点，我可能沮丧着责怪自己，又没有腾出时间完成那些更重要的任务。

然后，我必须做出选择：加班或推到明天，如果选择明天，又会开始一个新的循环……

所以，启动困难会变成各种借口和理由，让我宁愿先忙些不那么重要或紧急的事（有些只是比真正要做的事稍微容易一点），也不愿意直接开始最关键的任务。

最终，我就离设计任务清单，把重复的事情半自动化的目标，越来越远，它成了摆设，表面工具。因此，根本原因在哪？

• 精神层面的预设困难
• 流程不清晰‍

启动困难到任务完成之间，中间是“不情愿山谷”。当我认为一件事很难，要巨大时间成本投入时，我会推迟它，这里包括精神困难和实现困难，前者容易分辨，后者很少意识到。

举个例子：

有些朋友做设计，敲代码、搞AI知识库，一开始和我一样，太关注不那么重要的事情。比如，花好多时间去研究工具、方法。

结果呢？折腾很久，一个作品没呈现出来。后来我意识到，是想象力太发达了。我们很努力，但如果方向错了，就显得没太多意义。

大脑功能非常强大。

接到任务，它立刻能想象出执行过程和可能的结果。那些复杂的沟通，大量枯燥的资料收集、让人不开心的对话、不确定的事情发展，还有可能失败的结果，都像泰山压顶一样。

这种提前预设的能力，帮助我们的祖先意识到潜在的危险，从而避免了一次又一次的危机，好奇心驱动着大脑点亮地图上所有节点，这样，它会觉得内心具备安全感，但如果不能摆脱提前预设的思维，你会一直迂回在过程中，

构建目标管理系统、目标管理系统，本质是通往最终目标的通道。

目标一定是某种形式的输出；输出是外向的，进行一次演讲分享、展开观点讨论，实现一个方案，都可以直接对他人产生影响的输出。

输出也可以是内隐性的。做一个决定，养成一种习惯，建立一个思考框架，这些主要为了改变自己的认知和行为。所有的对外输出，都建立在对内基础之上。

而高效的核心只有一点：一个稳定可靠的、能减少阻力的流程，它可以帮你快速学习和消化信息。这样，就能得到正面的反馈。

因此，不以内化知识，产出东西作为标准，都是内耗。

04‍

那么，问题来了：该怎么设计合理的流程呢？有三点：

1. 围绕目标拆工具
2. 5分钟魔力
3. 小步骤AI化

首先说明，流程本质具备跨界属性，我们完成一个项目，要利用多个软件工具实现这一切。

比如说：做个PPT，得提前用Word处理文本，再用PS设计图形元素，每个软件都擅长处理具体一方面的任务，你不能要求它完全满足所有需求。

高效工作流程是将不同软件串起来，使工具都能在最擅长的领域，发挥最大效能。

很多人误解就在这里，他们期待「all-in-one」，one 是什么？指：一个软件满足所有能力，实在不行，装插件也要解决，这是不利的，它会阻碍工作流和效率。

想象一下这个场景：

突然有一天，领导让你赶紧做个思维导图。你的第一反应是什么？用哪个软件来做吗？如果是我，会先用AI软件整理文档，提炼主要框架，然后，把框架导入思维导图软件里，很快搞定。

如果你想all-in-one，结果怎么样？得一边对着软件，一边对着文档，确定主题，一个分支一个分支输入，半天也不一定弄完。

简单讲：我们的工作会受限于软件提供的框架和功能，重器轻用，不关注某个软件功能多么强大，只关注它最优势的一面是什么，用好它的优势。

什么是5分钟魔力呢？

方法很简单：先给自己设定只做5分钟的任务。5分钟后，自由选择是继续做还是停下来；好处是，把长时间的任务变成了一个个短短的5分钟，不会感到那么难，压力也会小很多。

通常，当行动5分钟后，会发现自己可以再多做一会儿；对了，5分钟小步骤，我也会思考能不能让人工智能协同我来处理。

比如：查找公开资料，我会用某些软件，只要把关键词输入进去，设置好一个聊天框，下次我用时，直接问问题就可以了，不用再一次复杂地设置。

再比如，一些设计软件，直接能提供色彩方案和字体，只要输入项目的主题和风格，AI一件帮你搞定，这样，省去了手动组合的精力。

但是，对于边界之外的创造性工作，人工智能给的解决方案始终有限，所以，最起码，它能实现重复的事情半自动化的目标。

每到周末、月末，我会抽时间来回顾完成的任务（别光顾着 EMO 了），完成任务不做消除，复盘时，对前面工作进行反思，看看有没有再迭代效率的地方，然后，再思考下，不同项目现在的进度，对它们进行更新。

这样，能确保每过一段时间，任务是最新的，符合当前状态，执行起来也会更有决心，更清晰。

总结而言

“AI+自驱” 让人自由。

虽然方法不是完美的，也涉及到一些执行上的问题，但只要你有目标地去建立工作流，逐渐养成习惯，那么，工作肯定会有很大的改善和进步。

作者：王智远；来源公众号：王智远 （ID：Z201440）

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